Dokumentenmanagement
Im täglichen Arbeitsleben müssen große Mengen an Dokumenten aus unterschiedlichsten Quellen und Formaten zusammengeführt und archiviert werden. Ein intelligentes, sicheres und auf Ihre speziellen Bedürfnisse angepasstes Dokumentenmanagement schafft maximale Transparenz, schnelle Datenverfügbarkeit sowie Revisionssicherheit. am setzt auf ELO – den “Elektronischen Leitz Ordner”
Mit dem perfekt angepassten Dokumentenmanagement- und Enterprise-Content-Management System von ELO verwalten Sie alle Geschäftsdokumente sinnvoll, schnell, übersichtlich und sicher.
Dokumenten- & Enterprise-Content-Management (DMS & ECM)
Steigern Sie die Effizienz Ihres Unternehmens durch intelligente Verwaltung, schnelle Bereitstellung und sichere Kontrolle geschäftsrelevanter Informationen.
Mit der perfekt auf Ihre Bedürfnisse angepassten ELO-Software bearbeiten, verwalten und archivieren Sie effizient, schnell und sicher alle für Ihre Arbeit nötigen Dokumente. Papierlos und mit einfach klassifizierbaren Dokumentendaten, stehen Ihnen alle Informationen dank intelligenten Suchalgorithmen unmittelbar zur Verfügung. Über die Kollaborationsfunktion können Dokumente gleichzeitig von mehreren Mitarbeitern eingesehen und versionskontrolliert bearbeitet werden.
Garantierte Funktionalität mit maßgeschneiderten ELO-Softwarelösungen von am
ELO-Softwarelösungen zeichnen sich durch vielseitige Einsatzmöglichkeiten, hohe Skalierbarkeit und automatisierbare Geschäftsprozesse aus. Perfekt angepasste Dokumentenmanagement-Lösungen von am sind Garanten für höchste Effizienz und maximale Zuverlässigkeit.
Ordnung ist das halbe Leben
Archivstrukturen lassen sich individuell auf Ihre Bedürfnisse maßgeschneidert im Hintergrund aufbauen. Die Kunden- oder Lieferantenakte, aber auch alle Dokumente zu einem Geschäftsvorgang finden Sie in einer strukturierten Archiv – Zugriffsschutz und Dokumentation der Zugriffe inklusive!
Behalten Sie Wichtiges im Blick
Mit ELO haben Sie alle Aufgaben, Workflows und Wiedervorlagen im Blick. Dokumentieren Sie Rückfragen oder Anmerkungen zu Dokumenten automatisch, nachvollziehbar und rechtssicher.
Kommunizieren Sie im Team
Anmerkungen im Dokumenten-Feed, per elektronischem Post-IT oder elektronischem Stempel.
Prozesse visualisieren – Workflows definieren
Ob per ad-hoc- oder individuell definiertem Workflow – Sie regeln den Umlauf von Dokumenten in Ihrem Unternehmen … und behalten den Überblick!
Suchen und Finden
Neben Volltext und Indexinformationen suchen Sie nach allen denkbaren Kombinationen aus Dokumentenarten, Ablagedaten, beteiligten Personen oder Zeiträumen.
Aufgaben erledigen oder deligieren
Dokumente laufen nach vorgegebenen Regeln durch Ihr Unternehmen. ELO dokumentiert, wann welches Dokument von wem abgearbeitet oder weitergeleitet wurde.
Workflows & Prozesse
Passgenau zu Ihrem Dokumentenmanagement bietet Ihnen am die Möglichkeit, Geschäftsprozesse sowie Datenfluss in Workflows zu strukturieren und abteilungsübergreifend zu steuern. Hierbei werden nach Ihren Vorgaben und Prozessen optimale Arbeitsabläufe ermittelt und die relevanten Datenströme definiert. Anschließend bilden wir diese in der ELO-Dokumentenmanagement Software ab.
Steigern Sie Ihren Unternehmenserfolg durch Optimierung & Automatisierung von Geschäftsprozessen
Strukturierte Workflows automatisieren und vereinfachen einzelne Geschäftsvorgänge und steigern die Effizienz Ihres Unternehmens signifikant. Beteiligte Mitarbeiter erhalten frühzeitig und umfassenden Zugriff auf alle nötigen Dokumente – dadurch werden Wartezeiten eliminiert, Fristen eingehalten und die Notwendigkeit von Kopien entfällt.
Behalten Sie den Überblick durch eine übersichtliche Bedienungsoberfläche
Das im Client grafisch dargestellte Workflow-Monitoring erlaubt Ihnen, alle anstehenden und erledigten Aufgaben übersichtlich zu betrachten. Ob im gesamten Workflow, in einzelnen Abteilungen oder Aufträgen, Sie behalten ständig all Ihre Geschäftsprozesse im Blick.
Sicherheit durch definierte Zugriffsrechte und umfassende Protokollierung
Mit ELO ist die Revisionssicherheit jederzeit gewährleistet. Genau definierbare Zugriffsrechte schützen die Dokumente vor unberechtigter Einsicht, Manipulation oder unabsichtlichem Löschen. Alle Zugriffe sowie jegliche Bearbeitung, Änderung oder Ergänzung werden vom System protokolliert.
E-Mail-Archivierung
Optimieren Sie Ihre Geschäftskommunikation durch effizientes E-Mail-Management mit intelligenter Informationsverwaltung und rechtskonformer E-Mail-Archivierung.
E-Mails sind heute ein Selbstverständnis in der Büro- und Geschäftskorrespondenz. Dabei beziehen sich viele der versendeten E-Mails auf geschäftsrelevante Informationen, die für mehrere Mitarbeiter wichtig sind. Der übliche Ablauf, diese Mails im CC an alle beteiligten Empfänger zu senden sorgt für eine Flut von E-Mails durch die nicht nur wertvolle Arbeitszeit, sondern auch Serverressourcen verschwendet werden.
Zudem entsteht eine Unübersichtlichkeit, in der wichtige Informationen verloren gehen können. Ein weiterer wichtiger Punkt ist die rechtskonforme Archivierung geschäftsrelevanter E-Mails über einen bestimmten Zeitraum. am passt ELO E-Mail-Management optimal auf Ihr Geschäft an.
INTEGRATION RELEVANTER E-MAILS
Relevante E-Mails werden in Geschäftsprozesse integriert und somit allen beteiligten Mitarbeitern übersichtlich zur Verfügung gestellt.
RECHTSKONFORME AUFBEWAHRUNG
E-Mails werden rechtskonform archiviert und können nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht werden.
INTELLIGENTE BEVORRATUNG
Anhängende Attachments können wie die gespeicherten E-Mails mit einem individuellen Life-cycle versehen und nach dessen Ablauf gelöscht werden.
EFFIZIENTE KOMMUNIKATION
Vorgangsbezogene Ablagesysteme ermöglichen effizienten und schnellen Zugriff auf alle E-Mails. Innovative Enterprise-Suchtechnologie ermöglicht blitzschnelles Finden – auch in großen Datenmengen.
AUTOMATISIERTE SPEICHERUNG
Ganze Postfächer können automatisiert archiviert werden. Parallel dazu kann mit ELO eine Journaling-Archivierung durchgeführt werden. Diese sorgt dafür, dass garantiert keine einzige E-Mail nicht archiviert wird.
PROGRAMMÜBERGREIFEND & KOMPATIBEL
ELO unterstützt die E-Mail-Systeme von Microsoft Exchange/Outlook und IBM Notes.
